دليل الإرشاد الأكاديمي : إعداد: لجنة الإرشاد الأكاديمي بالكلية
أولاً: الرؤية:
"التميز والريادة فى إدارة المخاطر المحيطة بالعملية الأكاديمية واكتشاف الأخطار قبل وقوعها ومساندة الطلاب نحو التوجيه السليم وتخطى العقبات فى إطار أهداف الجامعة"
ثانياً: الرسالة:
"تقديم خدمة متميزة للطلاب لمساعدتهم فى معرفة أنظمة الكلية وبرامجها الأكاديمية وتطوير قدراتهم من خلال إلقاء الضوء
على المخاطر التى تحيط بالعملية الأكاديمية لتدارك المشكلات قبل وقوعها"
ثالثاً: الأهداف:
- المساهمة فى إدارة المخاطر المحيطة بالعملية الأكاديمية.
- تلقى إشارات تنبيهيه حول المشكلات لتدارك وقوعها.
- إكساب الطالب مهارة الضبط والتوجيه الذاتي، والتي تعني الوصول به إلى درجات من الوعي بذاته وإمكانياته وفهمه لظروفه ومحيطه فهماً أكبر.
- تحقيق التوافق والتكيف للطلبة من أجل تسهيل قدرتهم على القيام بالوظائف المختلفة.
- الاهتمام بحالات التأخر الدراسي، والعمل على دراسة أسباب هذا التأخر وتقديم العون العلاجي والوقائي.
- تقديم الخدمات الإرشادية الوقائية والإنمائية التي تحقق الفاعلية والكفاية الإنتاجية في مجال التحصيل الدراسي .
- مساعدة الطلاب لاكتشاف قدراتهم وتحديد أهدافهم ومساعدتهم على رسم خططهم بما يتلاءم مع استعداداتهم.
- إحداث تغييرات إيجابية في أنماط سلوك الطالب الجامعي تجاه قيم مجتمعه الثقافية والاجتماعية والمهنية، ومساعدته على اكتشاف ذاته واتخاذ قراراته بنفسه.
رابعاً: مفهوم الإرشاد الأكاديمي:
تتمثل أعمال الإرشاد الأكاديمى بالكلية فى كونها الجهاز العصبى الذى يتلقى إشارات تنبيهيه قبل حدوث المشكلة، ويجب أن يعمل كل أعضاء الكلية كفريق عمل متكامل بهذه الثقافة حتى لا تخرج المشكلة عن نطاق الكلية، فهو الإشارة الضوئية التنبيهية لإدارة الكلية، ويقوم الإرشاد الأكاديمى من خلال أعضائه المتمثلين فى أعضاء كل قسم داخل الكلية بالتقاط تلك الإشارات التى قد يحدث عنها مشاكل وتبليغها للمرشد الأكاديمى الرئيسى للقسم الذى يقوم بدوره بإعداد تقرير يقدم لسعادة رئيس القسم، حيث يقوم رؤساء الأقسام بتلقى التقارير الواردة من المرشدين الأكاديميين ورفعها لسعادة عميد الكلية للعمل على تدارك المشاكل والسعى نحو حلها قبل تفاقمها وخروجها عن نطاق سيطرة الكلية، وطبيعة عمل وخطوات الإرشاد الأكاديمى لا يمكن تحديدها على وجه الحصر نظراً لظهور بعض المشكلات غير المتكررة فهى تندرج تحت الأعمال غير الروتينية التى قد تظهر نتيجة الحالة الخاصة التى تطرح على المرشد الأكاديمى.
ويعد الإرشاد الأكاديمي ركنًا أساسيًا ومحوريًا في المنظومة التعليمية، ويتمثل الإرشاد الأكاديمي في محوري العملية الإرشادية وهما:
- المؤسسة التعليمية.
- الطالب.
ويقوم المرشد الأكاديمي بتعزيز هاذين المحورين من خلال وحدة الإرشاد الأكاديمي طيلة السنة الأكاديمية. وتتكامل عملية الإرشاد الأكاديمي بوعي وتفهم جميع أطراف العملية الإرشادية؛ بهدف توجيه الطالب إلى انسب الطرق لاختيار أفضل السبل بهدف تحقيق النجاح المنشود والتكيف مع البيئة الجامعية. ويتحقق هذا الهدف عن طريق:
- تزويد الطلبة بالمهارات الأكاديمية المتنوعة التي ترفع من تحصيلهم الدراسي ومناقشة طموحاتهم العلمية.
- توعية الطلبة بلوائح وقوانين الجامعة، من خلال خدمات إرشادية متنوعة كالإرشاد الأكاديمي الفردي والبرامج الإرشادية والاستشارات المختلفة.
- يساعد الطلاب علي بلورة أهدافهم واتخاذ القرارات المناسبة المتعلقة بمستقبلهم الأكاديمي والمهني عن طريق الاستفادة القصوى من جميع الإمكانيات المتاحة.
خامساً: محاور الإرشاد الأكاديمي:
تتمثل محاور الإرشاد الأكاديمي في:
المحور الأول : المؤسسة التعليمية وتتمثل في :
أ) المرشد الأكاديمي :
يأتي دور المرشد في مساعدة الطالب علي اتخاذ القرارات السليمة التي من شأنها مساعدته في مسيرته الدراسية بنجاح وفاعلية. وتحدد كل كلية عدد من الطلبة المستجدين لكل مرشد أكاديمي في كل قسم أكاديمي وقد يكون ذلك المرشد غير ملم بالنظم واللوائح الجامعية، ناهيك عن تخصيص عدد كبير من الطلبة للمرشد الواحد وانشغال المرشد بالمهمات التدريسية الأخرى الأمر الذي يجعل المرشد غير قادر على أداء دورة الإرشادي بكفاءة وفاعلية.
ب) مسجل الكلية :
يتلخص دور مسجل الكلية في تسجيل المقررات الدراسية للطالب بحسب توقيع المرشد الأكاديمي على استمارات التسجيل. ومتابعة سجل الطالب الدراسي وكذلك تطبيق النظم واللوائح الجامعية الخاصة بالجامعة والكلية حسب اختصاص الطالب.
ج) الكلية (القسم العلمي) :
هي الجهة التي تصدر الخطط الدراسية لكل تخصص وتقوم بتعيين المرشدين الأكاديميين لكل عدد من الطلبة بحسب أعداد الطلبة المقبولين في كل تخصص ولكل كلية نظامها الخاص بها فيما يتعلق ببرامجها الأكاديمية والشهادات التي تمنحها ونظام التقييم.
د) مستجدات النظم واللوائح الجامعية:
يعترض الطالب بين الحين والأخر قرارات جامعية تنظيمية لتطوير وتعديل الأنظمة الأكاديمية وهذه العملية تؤثر علي الطالب سلبًا وإيجابًا الأمر الذي يؤثر على الطالب المنتظم في الدراسة.
المحور الثاني : الطالب :
يعتبر الطالب محور العملية الأكاديمية، وفي ظل غياب الإرشاد الأكاديمي المنظم والموجه يقع على الطالب عبء الإلمام بالنظم واللوائح الجامعية فور قبوله بالجامعة. ونتيجة للفروق الفردية بين الطلاب فإن هناك من يصل إلى معرفة النظم واللوائح ويعمل على تكييف نفسه معها، وفي المقابل هناك من يجهل الكثير من تلك النظم واللوائح مما يوقعه في العديد من المشكلات الأكاديمية كتدني المستوى وتكرار المواد والرسوب والفصل....... الخ من المشكلات. التي يتحمل مسئولياتها لجهلة بالنظم ولعدم فعالية نظام الإرشاد الأكاديمي.
سادساً: برامج الإرشاد الأكاديمي:
تتمثل برامج الإرشاد الأكاديمي في التالي:
- برامج توجيهيه للطلاب المستجدين للتعريف أساسًا بنظام الدراسة والاختبارات وتحقيق التأقلم اللازم مع الدراسة الجامعية، وتعريفهم بحقوقهم وواجباتهم.
- برامج إرشادية لمساعدة الطلاب ذوي الاحتياجات الخاصة، خلال حياتهم الجامعية، على تحقيق أعلى درجات التكيف النفسي والاجتماعي والتحصيل الأكاديمي وفقا لما تسمح به قدراتهم .
- برامج إرشادية للطلاب المتعثرين لمعاونتهم في تجاوز عثراتهم وتحقيق النجاح المنشود، ومساعدتهم في التغلب على ما يواجهونه من عقبات ومشكلات.
- برامج إرشادية للطلاب المتفوقين لمساعدتهم على الاستمرار في التفوق تشجيعًا لهم وتحفيزًا لغيرهم من الطلاب.
- برامج إرشادية لطلاب المنح الدراسية لتوجيههم إلى ما يحقق مواصلتهم للدراسة، ومعاونتهم على التغلب على ما قد يصادفهم من عقبات أو مشكلات ليكونوا دعاة جيدين لصالح جامعاتنا في بلادهم مستقبلاً.
سابعاً: المهارات الواجب توافرها في المرشد الأكاديمي:
المرشد الأكاديمى الناجح هو القادر على التواصل الفعال مع طلابه، وهو الذى يستطيع أن يحدد حاجاتهم، ويجيد الاستماع إليهم، ويفهمهم ويهتم بهم، ولا يهاجمهم أو يسخر منهم، بل يعمل معهم ويشركهم في التخطيط لدراستهم، ويستثمر خبراتهم ويثق بقدراتهم. ومن هنا نستطيع أن نحدد بعض المهارات التي ينبغي أن تتوفر للمرشد الأكاديمي لكي يسهم في تحقيق الأهداف المرسومة له، ومن هذه المهارات:
المهارة الأولى: مهارة إدارة المخاطر :
ونقصد بهذه المهارة أن يتمتع المرشد الأكاديمى بمهارة التقاط المخاطر المحيطة بالعملية الأكاديمية وتفهمها بشكل جيد قبل وقوعها وتوصيلها لإدارة الكلية للمساهمة فى حل تلك المخاطر وتجنب وقوع مشكلات مستقبلية.
المهارة الثانية: مهارة القيادة:
ونقصد بهذه المهارة تكوين علاقة إيجابية مع الطلاب للتأثير عليه ومساعدتهم في السير نحو تحقيق الأهداف المرسومة.
المهارة الثالثة: مهارة التعاطف :
ونقصد بهذه المهارة مشاركة الطلاب مشاعرهم وانفعالاتهم لفهمهم وتكوين علاقة جيدة معهم تساعد على تقبلهم للإرشاد والنصح والتوجيه.
المهارة الرابعة: مهارة التخطيط :
ونقصد بهذه المهارة قدرة المرشد الأكاديمي على تحديد الأهداف وتحويلها إلى إجراءات قابلة للتحقيق، ومثال ذلك مساعدة الطالب على اختيار التخصص الملائم لتحقيق أهداف بعيدة تتعلق بمستقبله الدراسي والوظيفي، أو مساعدته في إعداد خطة لرفع تقديره التراكمي.
المهارة الخامسة: مهارة التنظيم :
وهي قدرة المرشد الأكاديمي على تنظيم أعمال الإرشاد وترتيبها بصورة تحقق الاستفادة القصوى منها وينطبق ذلك على تنظيم ملفات الطلاب مثلا.
المهارة السادسة: مهارة الاستماع :
من المهم أن يكون المرشد الأكاديمي مستمعاً جيداً لطلابه، يتعرف على آرائهم، وأفكارهم، ومقترحاتهم، والمشكلات التي يواجهونها، الأمر الذي يعزز ثقتهم بأنفسهم ويقوي العلاقة بين المرشد وبينهم ويمكنه بالتالي من مد يد العون لهم.
المهارة السابعة: مهارة اتخاذ القرارات وحل المشكلات:
وهذه المهارة يحتاجها المرشد الأكاديمي عند استماعه لوجهات نظر الطلاب ومحاورتهم للتعرف على المشكلات التي يواجهونها فيتعلمون منه كيفية تحديد المشكلة ووضع المقترحات لحلها ومن ثم مساعدتهم لاتخاذ القرارات الصحيحة اللازمة لحل المشكلة.
المهارة الثامنة: مهارة الإرشاد الجماعي:
وهذه المهارة تختص بالتعامل مع مجموعة من الطلاب يشتركون في مسألة ما مثل الجهل بالنظام، التأخر الدراســـــــــــي، الغياب.... ونريد التعامل مع ذلك بشكل جماعي اختصاراً للوقت وتحقيقًا لأهداف أخرى منها إشراك الطلاب في حل مشكلاتهم والوصول للنتائج واتخاذ القرارات الصحيحة والمناسبة، وطريقة ذلك هو جمعهم وتقسيمهم إلى مجموعات بحيث يتعرفون على المشكلة ويتحاورون في أسبابها وما يترتب عليها ثم يضعون الحلول للتعامل معها ويتخذون القرارات المناسبة لعلاجها.
المهارة التاسعة: مهارة إدارة واستثمار الوقت :
وهي مهارة مهمة تشمل جدولة الأعمال وتنسيقها، وتحديد الخطة الزمنية لأعمال المرشد التي تشمل مواعيد التسجيل وجدولة وتنظيم الساعات المكتبية التي يمكن للطلاب من خلالها الاجتماع مع المرشد بها.
ثامناً: مهام المرشد الأكاديمي:
بناءً على قرار وحدة الإرشاد الأكاديمي يخصص لكل مجموعة من الطلاب مرشد أكاديمي من تاريخ التحاقه بالجامعة حتى تخرجه. وهناك نوعين من المرشدين الأكاديميين:
النوع الأول : المرشد الأكاديمي للقسم :
يمكن تحديد المهام المطلوبة منه فيما يلي:
- تلقى إشارات تنبيهيه من المرشدين الأكاديميين للطلاب وتقيم المشكلات الناتجة عنها وإعداد تقرير بها يرفع لسعادة رئيس القسم.
- الإشراف العام على المرشدين الأكاديميين للطلاب ومتابعة ما يرفع له من حالات.
- استقبال الطلاب الجدد والترحيب بهم في بداية الفصل الدراسة والشرح لهم عن نظام الجامعة والكلية والبيئة الجامعية.
- توزيع الطلاب توزيعا عادلاً على المرشدين الأكاديميين للطلاب أعضاء هيئة التدريس بكل قسم.
- استقبال الحالات الخاصة (الاجتماعية والنفسية والأسرية وغيرها): حيث يتوجه الطالب الى المرشد الأكاديمى الرئيسى للقسم مباشرة أو المحول من قبل المرشدين الأعضاء بالقسم، ويقوم بدورة بالتحدث مع الطالب ومعرفة طبيعة مشكلته وتقديم النصيحة ومساعدته على تخطى مشاكله وعرضه على وحدة التوجيه والإرشاد إذا تطلب الأمر ذلك.
- المساهمة فى إدارة المخاطرة المرتبطة بالعملية الأكاديمية بحكمة.
النوع الثانى: المرشد الأكاديمي للطالب:
يمكن تحديد مهام المرشد الأكاديمي فيما يلي:
- تعريف الطالب بخطته الدراسية وحثه على أن ينتظم فيها وينتقل من مستوى لمستوى دون تداخل فى مقررات من مستويات متعددة.
- إرشاد الطالب نحو ضرورة أن يدرس متطلب المقرر قبل المقرر ذاته.
- فى حالة عدم سير الطالب بانتظام فى خطته يجب مساعدة الطالب فى وضع جدول دراسى يراعى بقدر الإمكان متطلبات المقررات.
- الإلمام بمواعيد التسجيل والحذف والإضافة المعلنة من قبل عمادة القبول والتسجيل.
- مساعدة الطالب فى إضافة أو حذف المقررات فى بداية الفصل الدراسى.
- مساعد الطالب الذى تقل ساعاته الدراسية فى الفصل الدراسى عن 12 ساعة فى اختيار مقررات يمكن التغاضى عن متطلباتها إذا كانت نظرية ولن تؤثر على تحصيل المادة العلمية.
- مساعدة الطالب فى كيفية الاعتذار عن مقرر أو حذف فصل دراسى لمن يرغب فى ذلك.
- بيان أهمية المعدل التراكمى للطالب وحثه على بذل أقصى الجهود التى من شأنها رفع المعدل التراكمى.
- بيان مخاطر انخفاض المعدل التراكمى للطالب وأنه إذا انخفض عن 2 وأنهى الخطة سيكون راسب فى المعدل التراكمى ولن يتخرج من الجامعة.
- مساعد الطالب الذى تخرج ومازال معدله التراكمى أقل من 2 فى اختيار مقررات من خارج الخطة تمكنه من رفع ذلك المعدل الى 2 أو أكثر.
- التواصل مع الطلاب المتعثرين وبحث مشاكلهم وتحويلهم الى المرشد الاكاديمى الرئيسى للقسم إذا تطلب الأمر ذلك.
- التواصل مع الطلاب الذين تعرضوا لإنذارات كثيرة وبحث مشاكلهم وتحويلهم الى المرشد الاكاديمى الرئيسى للقسم إذا تطلب الأمر ذلك.
- التواصل مع الطلاب المفصولين أكاديمياً حال رغبتهم فى إعادة القيد وبحث مشاكلهم وتحويلهم الى المرشد الاكاديمى الرئيسى للقسم إذا تطلب الأمر ذلك.
- متابعة الطلاب كثيرى التأخير والغياب والتحدث معهم ومساعدتهم فى تخطى المشاكل وتقديم النصائح وتوجيههم للمرشد الأكاديمى الرئيسى للقسم إذا تطلب الأمر ذلك.
- تلقى إشارات تنبيهيه من الطلاب عن المشاكل الأكاديمية أثناء قيام عضو هيئة التدريس بالتدريس مثل (صعوبة موضوعات مقرر ما وعدم توافق خطة المقرر مع الساعات المعتمدة وغيرها من المخاطر المحيطة بالعملية الأكاديمية ...الخ وتقييم تلك المشاكل وعرضها على المرشد الأكاديمى الرئيسى للقسم لإعداد تقرير بها يرفع لرئيس القسم.
- المتابعة الدقيقة لتحصيل الطالب العلمي في المواد المسجل فيها وكتابة تقارير دورية وإرفاقها في الملف الخاص بالطالب.
- في حالة عدم مواظبة الطالب أو ضعف مستواه التحصيلي , يقوم المرشد بتكثيف اللقاءات الدورية ومناقشة الطالب بشكل دقيق عن الأسباب ومحاولة حلها أو الرفع بها إلى المرشد الإرشاد الأكاديمي الرئيسى للقسم.
- مخاطبة أعضاء هيئة التدريس إذا كان مستوى الطالب متدنياً.
- اكتشاف المواهب لدى الطلبة وتنميتها.
- حث الطلبة على المشاركة في الأنشطة الأكاديمية والأنشطة اللاصفية .
- مساعدة الطلبة على كيفية الاستفادة القصوى من موقع التعلم الإلكتروني في الكلية.
- إعداد ملف لكل طالب : يحتوي ملف سجل الإرشاد الأكاديمي لكل طالب على المواد المسجلة ودرجات الطالب, والمعدل التراكمي وكذلك محاضر الاجتماعات الدورية بين المرشد والطالب بالإضافة إلى أي تقارير أو إنذارات موجهه من مقرر المادة والتي من خلالها يمكن تقييم مستوى الطالب.
- تنظيم مقابلات دورية (مرة على الأقل عند بداية كل فصل دراسي) مع كل طالب من الطلبة الذين يشرف عليهم بهدف: (التعرف على أداء الطلبة في الفصل المنصرم، حث الطالب وتشجيعه على المزيد من الاجتهاد والثناء عليه إذا كان متميزاً في بعض المقررات، مناقشة الصعاب إن وجدت والبحث عن الحلول المناسبة، مناقشة الخيارات المناسبة للطالب في الفصل القادم (تسجيل أو حذف مقررات، رفع معدل، اختيار تخصص الخ).
- شرح تقديرات المواد وكيفية حساب المعدل الفصلي والتراكمي للطالب :
على المرشد الأكاديمي أن يعرف الطلاب ما هي الحدود الدنيا و القصوى للتقديرات.
تاسعاً: المهام الإدارية للمرشد الأكاديمي بالقسم :
أ. حذف وإضافة المقررات بالتعاون مع مسجل الكلية :
على المرشد الأكاديمى توزيع النموذج على الطلبة الذين يرغبون بإجراء تعديلات على اختياراتهم الأصلية خلال (حسب اللوائح) من الفصل الدراسي.
ب .غياب الطالب:
تعتبر مراقبة غياب الطلاب من مهام أستاذ المقرر، والسياسة العامة للكلية تنص على حرمان الطالب من حضور الامتحان النهائي في حالة تغييبه لنسبة 25٪. ويعتبر المرشد الأكاديمى الرئيسى للقسم رئيس أو أحد أعضاء لجنة شئون الطلاب التى تدرس أعذار الطلاب ومدى توافقها مع قواعد وضوابط الأعذار المحددة من لائحة الدراسة والاختبارات للمرحلة الجامعة والمحددة من مجلس الكلية.
ج .دراسة الفرص الاستثنائية للطلاب:
يعتبر المرشد الأكاديمى رئيس أو أحد أعضاء لجنة شؤون الطلاب بالقسم ويشارك فى دراسة مدى إمكانية منح الطلاب المتعثرين فرصة استثنائية، ودراسة مدى إمكانية إضافة مواد من خارج الخطة الدراسية للقسم لتحسين المعدل التراكمى للطلاب الراسبين فى المعدل (أقل من 2).
د .الاعتذار عن مقرر أو فصل دراسى:
يعتبر المرشد الأكاديمى رئيس أو أحد أعضاء لجنة شؤون الطلاب بالقسم ويشارك فى دراسة مدى إمكانية الموافقة أو عدم الموافقة على حذف مقرر أو فصل دراسى.
هـ .إعادة القيد:
يعتبر المرشد الأكاديمى رئيس أو أحد أعضاء لجنة شؤون الطلاب بالقسم ويشارك فى دراسة مدى إمكانية الموافقة أو عدم الموافقة على إعادة قيد الطالب حسب اللوائح.